Hinweise zur elektronischen Kommunikation
Elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Barntrup
Die Nutzung von E-Mail in der täglichen Kommunikation wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Bereits seit Jahren sind alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung über E-Mail direkt erreichbar. Allerdings sind diese E-Mails nicht rechtsverbindlich.
Rechtsverbindliche E-Mails
Wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist, muss bei der elektronischen Übermittlung die Unterschrift durch die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz ersetzt werden, so dass die gleiche Rechtswirkung wie bei der unterschriebenen Papierform erreicht wird.
Des weiteren sollten Sie solche Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versenden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die signierte und ggfls. verschlüsselte E-Mails entgegen zu nehmen, hat die Stadt Barntrup eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.
Rechtsverbindliche E-Mails können ausschließlich über die Virtuelle Poststelle an die Stadt Barntrup gerichtet werden. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adresse: poststelle@vps.barntrup.de
Sichere Übermittlung und Zustellung elektronischer Dokumente
Elektronische Dokumente können über De-Mail rechtssicher zugestellt werden. Hierfür müssen Absender und Empfänger ein De-Mail Postfach nutzen.
Die Dokumente müssen von dem eigenen De-Mail Postfach des Absenders versendet werden. Dadurch, dass sich jeder Nutzer vor Eröffnung seines De-Mail-Kontos bei dem Anbieter seiner Wahl ausweist, ist die Identität des Versenders überprüft.
Die De-Mails sind auf dem Transportweg verschlüsselt. Ein Mitlesen oder Verändern einer De-Mail ist somit nicht möglich. De-Mail bietet eine gesetzlich abgesicherte Zustellung: Versand, Empfang und Inhalte von De-Mails können rechtswirksam nachgewiesen werden.
Elektronische Dokumente können an das DE-Mail Postfach poststelle@barntrup.de-mail.de der Stadt Barntrup gesendet werden.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.
Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Barntrup für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Barntrup elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur” ersetzt.
E-Mails, die an andere E-Mail-Adressen als als die o.g. verschickt werden, haben keine Rechtsverbindlichkeit.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Verschlüsselung
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Barntrup unterstützt.
- S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten “Öffentlichen Schlüssel”. Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Dateiformate
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
- Adobe Acrobat (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Textdateien im Format ASC II (.txt)
- Microsoft Word (.doc und .docx)
- Microsoft Excel (.xls und .xlsx)
- Microsoft Powerpoint (.ppt, .pps)
- Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
- Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.
Sonstige Hinweise
Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Barntrup und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher-auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.
